Ing. Paola Jácome
SECRETARIA GENERAL
NATURALEZA DEL PUESTO
Centraliza y coordina los asuntos administrativos relacionados con el personal docente y educando del Instituto Superior Tecnológico Vida Nueva; además organiza, atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y a las actividades que conciernen a toda la Institución
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
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Elaboración de certificados y atención de solicitudes de los estudiantes
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Recepción y verificación de la documentación relacionada a notas, informes de homologaciones, tutorías, evaluación de conocimiento, entre otros.
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Mantener actualizado el sistema de notas
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Gestionar ante la SENESCYT y el IGM el trámite e impresión de títulos
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Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrículas
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Elaborar y enviar las listas de alumnos (as) para efectos docentes y administrativos.
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Mantener actualizado el sistema de registro de asistencias y control de deudas
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Llevar los expedientes actualizados del personal docente y estudiantes
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Mantener el sigilo respecto de los datos que se encuentran bajo su responsabilidad, ya sean de la institución o de sus miembros.
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Llevar actas de las reuniones que se llevan a cabo en el Instituto
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Preparar la documentación requerida por los organismos de control y firmar conjuntamente con el señor Rector los documentos oficiales.
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Realizar los pedidos de útiles de oficina, aseo y el material para uso necesario; en coordinación con el personal administrativo y de servicios.
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Tener un respaldo con toda la información actualizada en la computadora quincenalmente.
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Revisar diariamente el correo institucional y reportar lo pertinente
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Colaborar con el rector en la elaboración de los informes estadísticos
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Controlar y revisar los informes semanales emitidos por la recepcionista (facturas de compra y cobros)
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Controlar actividades otorgadas mensualmente a la asistente administrativa
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Emitir informe mensual de actividades y planificación del mes siguiente al Vicerrectorado
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Coordinar, organizar y mantener el sistema de archivo de la documentación administrativa y académica
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Organizar y coordinar las audiencias, atenciones, reuniones, certámenes; en el nivel que corresponda y preparar la agenda con la documentación respectiva.
CONTACTO:
3076032 / 3653212 Ext. 102
099 899 0189
HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes de 08:00 a 12:00 y de 18:00 a 22:00
Sábados de 08:00 a 17:00
E-MAIL:
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