Secretaria General

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Ing. Paola Jácome

SECRETARIA GENERAL

 

 

NATURALEZA DEL PUESTO

Centraliza y coordina  los asuntos administrativos relacionados con el personal docente y educando del Instituto Superior Tecnológico Vida Nueva; además organiza, atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y a las actividades que conciernen a toda la Institución

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

  • Elaboración de certificados y atención de solicitudes de los estudiantes
  • Recepción y verificación de la documentación relacionada a notas, informes de homologaciones, tutorías, evaluación de conocimiento, entre otros.
  • Mantener actualizado el sistema de notas
  • Gestionar ante la SENESCYT y el IGM el  trámite e impresión de títulos
  • Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrículas
  • Elaborar y enviar las listas de alumnos (as) para efectos docentes y administrativos.
  • Mantener actualizado el sistema de registro de asistencias y control de deudas
  • Llevar los expedientes actualizados del personal docente y estudiantes
  • Mantener el sigilo respecto de los datos que se encuentran bajo su responsabilidad, ya sean de la institución o de sus miembros.
  • Llevar actas de las reuniones que se llevan a cabo en el Instituto
  • Preparar la documentación requerida por los organismos de control y firmar conjuntamente con el señor Rector los documentos oficiales.
  • Realizar los pedidos de útiles de oficina, aseo y el material para uso necesario; en coordinación con el personal administrativo y de servicios.
  • Tener un respaldo con toda la información actualizada en la computadora quincenalmente.
  • Revisar diariamente el correo institucional y reportar lo pertinente
  • Colaborar con el rector en la elaboración de los informes estadísticos
  • Controlar y revisar los informes semanales emitidos por la recepcionista (facturas de compra y cobros)
  • Controlar actividades otorgadas mensualmente a la asistente administrativa
  • Emitir informe mensual de actividades y planificación del mes siguiente al Vicerrectorado
  • Coordinar, organizar y mantener el sistema de archivo de la documentación administrativa y académica
  • Organizar y coordinar las audiencias, atenciones, reuniones, certámenes; en el nivel que corresponda y preparar la agenda con la documentación respectiva.
CONTACTO: 
3076032 / 3653212   Ext. 101 / 102
HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes de 08:00 a 12:00 y de 18:00 a 22:00 
Sábados de 08:00 a 17:00 
E-MAIL:
secretaria@istvidanueva.edu.ec